Auditoires

Entretenir un dialogue permanent avec les auditoires, les artistes et les employés est un incontournable pour rouvrir avec succès les lieux de diffusion. Même si chaque lieu de diffusion élaborera sa propre stratégie de communications externes et internes selon sa situation et son contexte particuliers, voici une liste d’éléments à prendre en considération quand le temps sera venu de communiquer avec les auditoires au sujet de la réouverture.

Avant la visite

Préparer les auditoires à revenir dans le lieu de diffusion.

• Communiquez à vos auditoires et au grand public toutes les informations entourant votre réouverture via votre site Web et vos comptes de médias sociaux. 
• Instaurez des canaux de communication réguliers pour tenir vos auditoires et le grand public informés, et voyez à la cohérence de vos communications sur ces canaux.
• Par souci de clarté quand vous parlerez de votre réouverture, utilisez le même vocabulaire que les autorités sanitaires locales en matière de santé et de sécurité.
• Actualisez votre site Web régulièrement en y diffusant les plus récentes nouvelles concernant l’état de vos interventions et transmettez périodiquement par courriel des informations à jour aux abonnés de votre liste de diffusion.
• Rédigez un code de conduite que vos auditoires devront respecter durant la pandémie. Envisagez de faire en sorte que la vente de billets soit conditionnelle à ce que les acheteurs lisent le code de conduite et s’engagent à le respecter. Communiquez-leur le mode de traitement des cas de non-respect.
• Communiquez clairement toute nouvelle procédure en vigueur dans votre lieu de diffusion pendant la pandémie.
  • Procédures de dépistage sanitaire, y compris l’autodépistage avant chaque visite et les mesures de dépistage sur place
  • Nouvelles procédures de désinfection et renseignements sur les produits utilisés
• Communiquez clairement les changements qui ont été apportés aux modalités d’accès et à l’offre de services sur place en raison de la pandémie.
  • Accès restreint aux portes d’entrée, aux toilettes, aux aires de stationnement ou aux espaces publics 
  • Modification des heures d’ouverture, d’entrée et de sortie 
  • Modifications touchant les services de restauration (offre restreinte, aucun paiement en espèces), le vestiaire, les programmes ou ateliers communautaires, le service des objets trouvés, la location de matériel ou d’appareils d’écoute, le service de voiturier, etc.
• Communiquez clairement les changements de politique dus à la pandémie.
  • Politique relative au respect de la vie privée et à l’utilisation des renseignements personnels sur la santé (pour la recherche de contacts et le signalement obligatoire des cas aux autorités locales de santé publique)
  • Modifications apportées à la politique d’annulation

Pendant la visite

Communiquer avec les auditoires sur place.

• Aménagez une aire d’orientation pour les visiteurs aux principaux points d’entrée, et indiquez les endroits où les gens, lorsqu’ils sont sur place, peuvent obtenir des informations ou signaler un incident d’ordre sanitaire.
• Affichez aux portes d’entrée des informations sur l’autodépistage conformément aux directives des autorités locales de santé publique.
• Affichez des instructions claires si les points d’accès habituels ont changé.
• Pour transmettre des messages ou communiquer des procédures en matière de santé et de sécurité, recourez à différents moyens accessibles afin de joindre le plus grand nombre de personnes possible et de réduire ou éliminer les obstacles à la compréhension (affiches, signalisation, rappels verbaux par les placeurs et le personnel sur place, annonces avant et après les représentations, vidéos sous-titrées jouant en boucle dans des endroits clés, etc.).
• Si possible, déployez des effectifs clairement identifiés qui accueilleront les visiteurs et leur rappelleront les mesures d’autodépistage en place et les comportements attendus (nécessité de maintenir une distance physique, de tousser et éternuer dans son coude, d’utiliser des masques le cas échéant, etc.).
• Pour diffuser vos messages de santé et de sécurité, utilisez autant que possible les écrans et autres moyens électroniques existants afin d’éviter de devoir mettre à jour des versions papier.
• Posez des affiches ou diffusez une vidéo des principales mesures prises par votre lieu de diffusion pour assurer la sécurité et le confort de vos auditoires.
• Insérez des annonces dans le programme des représentations, et diffusez des rappels et des annonces avant et après les représentations ainsi que pendant l’entracte, le cas échéant.

Après la visite

Effectuer un suivi auprès des membres de l’auditoire.

• Élaborez une stratégie de suivi auprès de vos auditoires pour connaître leur expérience à la suite d’une représentation.
• Rappelez-leur de vous aviser s’ils tombent malades dans les jours qui suivent leur visite. Indiquez-leur les meilleures pratiques des autorités de santé publique auxquelles vous vous conformez en ce qui concerne la recherche de contacts et/ou l’obligation de divulguer les incidents sanitaires survenus dans votre lieu de diffusion.